Gestion des apprentis¶

Introduction¶

Le module de gestion des apprentis permet aux administrateurs et responsables de cursus de gérer l'ensemble des informations relatives aux étudiants en apprentissage au sein de l'établissement.

Accès au module¶

Pour accéder à la gestion des apprentis :

Connectez-vous à la plateforme Omenori
Cliquez sur le menu "Apprentis" dans la barre de navigation
La liste des apprentis s'affiche

Note : Cette fonctionnalité nécessite les droits d'accès appropriés (administrateur ou responsable de cursus).

Consultation de la liste des apprentis¶

Affichage de la liste¶

La liste des apprentis présente les informations suivantes pour chaque étudiant :

Nom et prénom
Numéro étudiant
Adresse électronique
Promotion
Entreprise d'accueil
Statut de la mission
Date de début et de fin du contrat

Recherche et filtrage¶

Plusieurs options de recherche sont disponibles :

Recherche par texte

Utilisez la barre de recherche pour trouver un apprenti par : - Nom ou prénom - Numéro étudiant - Adresse électronique

Filtres disponibles

Par promotion : Filtrez les apprentis d'une promotion spécifique
Par entreprise : Affichez les apprentis d'une entreprise particulière
Par statut de mission : Sélectionnez les apprentis selon l'état de validation de leur mission

Pagination¶

La liste est paginée pour faciliter la navigation. Utilisez les boutons de navigation en bas de page pour parcourir l'ensemble des résultats.

Création d'un nouvel apprenti¶

Prérequis¶

Avant de créer un apprenti, assurez-vous que :

L'utilisateur existe dans le système (voir Gestion des utilisateurs)
L'entreprise d'accueil est enregistrée (voir Gestion des entreprises)
La promotion est créée

Procédure de création¶

Cliquez sur le bouton "Ajouter un apprenti"
Remplissez le formulaire avec les informations requises :
Utilisateur : Sélectionnez l'utilisateur dans la liste déroulante
Numéro étudiant : Saisissez le numéro d'identification de l'étudiant
Promotion : Choisissez la promotion d'affectation
Entreprise : Sélectionnez l'entreprise d'accueil
Description de la mission (optionnel) : Décrivez les missions confiées à l'apprenti
Date de début : Indiquez la date de début du contrat
Date de fin : Indiquez la date de fin du contrat
Cliquez sur "Enregistrer"

Validation du formulaire¶

Le système vérifie que :

L'utilisateur sélectionné n'est pas déjà apprenti
Le numéro étudiant est unique
Les dates sont cohérentes (date de fin postérieure à la date de début)
Tous les champs obligatoires sont renseignés

Consultation du détail d'un apprenti¶

Accès aux informations détaillées¶

Pour consulter le profil complet d'un apprenti :

Cliquez sur la ligne correspondant à l'apprenti dans la liste
La fiche détaillée s'affiche

Informations disponibles¶

La fiche d'un apprenti comprend :

Informations personnelles

Nom, prénom
Adresse électronique
Numéro de téléphone (si renseigné)
Numéro étudiant

Informations de formation

Promotion
Semestre en cours
Date de début et de fin du contrat

Informations professionnelles

Entreprise d'accueil
Maître d'apprentissage
Description de la mission
Statut de validation de la mission

Équipe tutorale

Tuteur pédagogique assigné
Maître d'apprentissage

Modification des informations d'un apprenti¶

Procédure de modification¶

Accédez à la fiche de l'apprenti
Cliquez sur le bouton "Modifier"
Modifiez les champs nécessaires
Cliquez sur "Enregistrer"

Champs modifiables¶

Les informations suivantes peuvent être modifiées :

Numéro étudiant
Promotion
Entreprise d'accueil
Description de la mission
Date de début et de fin du contrat

Note : Le changement d'utilisateur associé n'est pas possible. Pour cela, il faut supprimer l'apprenti et en créer un nouveau.

Validation de la mission¶

Processus de validation¶

La validation de la mission d'un apprenti est une étape importante du suivi. Elle indique que la description de la mission a été approuvée par le responsable de cursus.

Pour valider une mission :

Accédez à la fiche de l'apprenti
Vérifiez la description de la mission
Cliquez sur le bouton "Valider la mission"
Confirmez la validation

Informations enregistrées :

Date de validation
Identité du validateur
Changement du statut de la mission

Modification après validation¶

Une mission validée peut être modifiée si nécessaire. Dans ce cas :

Le statut de validation est réinitialisé
Une nouvelle validation sera requise
L'historique de validation précédent est conservé

Association avec l'équipe tutorale¶

Affectation d'un tuteur pédagogique¶

Chaque apprenti doit être suivi par un tuteur pédagogique :

Accédez à la fiche de l'apprenti
Section "Équipe tutorale"
Cliquez sur "Affecter un tuteur"
Sélectionnez le tuteur dans la liste
Validez l'affectation

Affectation d'un maître d'apprentissage¶

Le maître d'apprentissage est le référent de l'apprenti dans l'entreprise :

Accédez à la fiche de l'apprenti
Section "Équipe tutorale"
Cliquez sur "Affecter un maître d'apprentissage"
Sélectionnez le maître d'apprentissage de l'entreprise
Validez l'affectation

Note : Le maître d'apprentissage doit être un utilisateur enregistré avec le rôle approprié et associé à la même entreprise.

Suivi de la formation¶

Accès au journal de formation¶

Depuis la fiche d'un apprenti, vous pouvez accéder directement à son journal de formation :

Cliquez sur l'onglet "Journal de formation"
Consultez les livrables soumis par l'apprenti
Vérifiez l'avancement par semestre

Consultation des évaluations¶

Les notes et évaluations de l'apprenti sont accessibles depuis sa fiche :

Notes des entretiens semestriels
Grilles de compétences
Évaluations des livrables
Résultats de soutenances

Suppression d'un apprenti¶

Procédure de suppression¶

Attention : La suppression d'un apprenti est une action irréversible.

Accédez à la fiche de l'apprenti
Cliquez sur le bouton "Supprimer"
Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue
L'apprenti est supprimé du système

Conséquences de la suppression¶

La suppression d'un apprenti entraîne :

La suppression de tous les journaux de formation associés
La suppression de tous les livrables soumis
La suppression de toutes les évaluations
La suppression de l'affectation à l'équipe tutorale

Note : L'utilisateur associé n'est pas supprimé, seul le profil d'apprenti l'est. L'utilisateur peut toujours se connecter avec son rôle d'origine.

Export des données¶

Export de la liste des apprentis¶

Pour exporter la liste des apprentis :

Appliquez les filtres souhaités
Cliquez sur le bouton "Exporter"
Choisissez le format (CSV, Excel)
Le fichier est téléchargé

Contenu de l'export¶

L'export contient les colonnes suivantes :

Numéro étudiant
Nom et prénom
Adresse électronique
Promotion
Entreprise
Tuteur pédagogique
Maître d'apprentissage
Date de début et de fin
Statut de la mission

Bonnes pratiques¶

Saisie des informations¶

Vérifiez l'exactitude du numéro étudiant avant validation
Saisissez une description de mission détaillée et précise
Renseignez les dates de contrat dès l'enregistrement
Vérifiez que la promotion correspond bien au cycle de formation

Affectation de l'équipe tutorale¶

Affectez un tuteur pédagogique dès l'intégration de l'apprenti
Respectez la charge de suivi de chaque tuteur
Assurez-vous que le maître d'apprentissage est bien identifié dans le système

Suivi régulier¶

Validez les missions dans un délai raisonnable
Vérifiez régulièrement les informations des apprentis
Mettez à jour les données en cas de changement d'entreprise

Cas d'usage courants¶

Changement d'entreprise¶

Si un apprenti change d'entreprise en cours de formation :

Accédez à sa fiche
Modifiez l'entreprise d'accueil
Mettez à jour la description de mission
Réinitialisez la validation de mission
Vérifiez et modifiez si nécessaire le maître d'apprentissage

Redoublement¶

Pour gérer le redoublement d'un apprenti :

Modifiez sa promotion vers la promotion de redoublement
Ajustez les dates de contrat si nécessaire
Vérifiez l'affectation au tuteur pédagogique
Les anciens journaux de formation sont conservés

Rupture de contrat¶

En cas de rupture de contrat :

Modifiez la date de fin du contrat
Ajoutez une note dans le profil
Désactivez le compte utilisateur si l'apprenti quitte définitivement la formation
Conservez les données pour archivage

Questions fréquentes¶

Puis-je créer un apprenti sans entreprise ?

Non, l'entreprise d'accueil est obligatoire lors de la création d'un apprenti.

Comment retrouver un ancien apprenti ?

Utilisez la recherche par nom ou numéro étudiant. Les anciens apprentis restent dans la base de données.

Que se passe-t-il si je change la promotion d'un apprenti ?

L'apprenti est réaffecté à la nouvelle promotion. Les semestres et journaux de formation sont recalculés en fonction de la nouvelle promotion.

Puis-je affecter plusieurs tuteurs à un apprenti ?

Non, un apprenti ne peut avoir qu'un seul tuteur pédagogique et qu'un seul maître d'apprentissage à la fois.

Comment gérer les apprentis en alternance internationale ?

Créez l'entreprise étrangère dans le système et procédez normalement. Indiquez dans la description de mission la particularité internationale.